Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad

Job description

Voor deze positie vragen wij een beschikbaarheid van drie dagen per week, zodat je voldoende tijd hebt om je taken zorgvuldig uit te voeren en bij te dragen aan een effectieve medezeggenschap binnen onze organisatie

The opportunity - What future are you building towards?

De Ondernemingsraad (OR) van EY Nederland B.V. is op zoek naar een ambtelijk secretaris. De secretaris voert werkzaamheden uit voor de Ondernemingsraad, zonder zelf lid te zijn van de OR. Hoewel de secretaris geen stemrecht heeft, is hij of zij wel gebonden aan de geheimhoudingsplicht, net als de OR-leden. Als Ambtelijk Secretaris ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, het coördineren van agendapunten en het onderhouden van contacten met verschillende stakeholders. Je zorgt ervoor dat alle relevante informatie tijdig beschikbaar is en dat de communicatie soepel verloopt. 

Our team - Do great minds always think alike?

De secretaris rapporteert functioneel aan de voorzitter van de OR en is werkzaam vanuit de afdeling Executive Office. Deze afdeling biedt ondersteuning aan de OR en besturen van EY Nederland, met een focus op de vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling van de secretarissen. Bovendien zorgt deze afdeling voor vervanging bij ziekte of verlof. 

De overleggen vinden op wisselende locaties binnen het Nederlandse kantorennetwerk van EY plaats of via Microsoft Teams. Dit zal voornamelijk op de kantoren: Amsterdam, Rotterdam en Den Haag zijn.

Responsibilities - How can you make a lasting impact in a rapidly changing world?

De ambtelijk secretaris biedt secretariële, beleidsmatige en organisatorische ondersteuning aan de Ondernemingsraad (OR) en daarmee een bijdrage aan de effectiviteit en efficiëntie van de OR. De belangrijkste verantwoordelijkheden omvatten:

1. Voorbereiden, bijwonen, notuleren en opvolgen van diverse vergaderingen, inclusief:

• Agendaoverleg met de vertegenwoordiger van het bestuur EY Nederland, de OR-vergaderingen en de Overlegvergaderingen (ieder 7 keer per jaar)
• Maandelijks overleg met het OR-bestuur over lopende zaken en commissiewerk
• Overige overleggen waaronder met de raad van commissarissen, Young Boards en ondernemingsraden van vergelijkbare organisaties
• Bewaken van de voortgang en opvolging van besluiten en actiepunten
• Het opstellen van een jaarplanning voor deze vergaderingen

1. Advies en inhoudelijke ondersteuning:

• Het adviseren en bijdragen aan de ontwikkeling van OR-standpunten en beleidsstukken
• Verstrekken van informatie aan de OR en haar commissies over relevante wet- en regelgeving, jurisprudentie en ontwikkelingen op het gebied van medezeggenschap

1. Communicatie en voorlichting:

• Voeren van correspondentie namens de OR met de werkgever, medewerkers en externe adviseurs
• Opstellen van reacties op adviesaanvragen en instemmingsverzoeken van de werkgever
• Opstellen van het OR-jaarverslag
• Organiseren en communiceren van OR-verkiezingen en het inwerken van nieuwe leden

1. Ontwikkeling:

• Bijdragen aan de samenwerking en vakinhoudelijke ontwikkeling van de afdeling Executive Office.
• Initiatief nemen en verantwoordelijkheid dragen ten aanzien van eigen functioneren en ontwikkeling, gebruikmakend van coaching-, mentorgesprekken en training.

Job requirements - Where do you start if you want to change the world?

• Een academisch denk- en werkniveau, bij voorkeur in een relevante richting zoals Bedrijfskunde, Rechten of HRM
• Minimaal drie tot vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen een complexe, internationale organisatie
• Affiniteit met de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en andere relevante wet- en regelgeving
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels
• Sterke organisatorische en coördinerende vaardigheden
• Hoge mate van vaardigheid in het werken met nieuwe IT systemen en technieken
• Je bent een teamspeler, neemt verantwoordelijkheid en bent oplossingsgericht, discreet en flexibel 

Wat wij bieden: Is everything that counts being counted? 

• Vitaliteit: de keuze is aan jou. Een online sessie met een externe vitaliteitscoach, praktische tips over onderwerpen zoals voeding, energie, slaap en mindset en/of een tegoedkaart om een padelbaan te huren. 
• Flexibel werken: in overleg met je team bepaal je zelf waar en wanneer je werkt. Thuis, op kantoor, bij de klant of vanuit een ander Europees land (tot 20 werkdagen per jaar).  
• Thuiswerkplekregeling: om je thuiswerkplek optimaal in te richten stelt EY de volgende middelen voor jou beschikbaar: bureaustoel, zit/sta bureau, externe monitor, bureaulamp, (bluetooth) headset en een groot extern toetsenbord.  
• Laptop en smartphone: je hebt recht op een laptop en smartphone met zakelijk abonnement.
• Vrije dagen: je hebt recht op 29 vakantiedagen per jaar bij een fulltime dienstverband. 
• Opleidingen: EY vindt het belangrijk dat je altijd de mogelijkheid hebt je te ontwikkelen als je dat wilt. We bieden je de mogelijkheid aan om verschillende soft & hard skills trainingen, opleidingen en externe cursussen te volgen.
• Mobiliteitsregeling: Draag direct bij aan onze ambitie om in 2025 de CO2-voetafdruk van EY te verlagen tot nul. Met onze regeling kies je zelf voor de meest uiteenlopende duurzame opties. Denk aan het gebruik van leasefietsen, elektrische deelscooters, elektrische deelauto's, flexibele leaseauto's en verschillende abonnementen voor het openbaar vervoer. Een app geeft je inzicht in jouw CO2 voetafdruk. 
• Fietsregeling: financier de aanschaf van jouw nieuwe fiets vanuit jouw brutoloon (aankoopbedrag verdeeld over 12 maanden) of vanuit jouw bovenwettelijke vakantie-uren saldo.  
• Pensioen: vanaf jouw start bij EY bouw je pensioenkapitaal op. Iedere maand stelt EY een premie beschikbaar voor jouw pensioen. Ook is er de mogelijkheid om vrijwillig extra bij te sparen.  

Voor meer informatie over onze secundaire arbeidsvoorwaarden, bezoek onze pagina hier