Adviseur Begroting en Control Science & Technology (557150)

Dit ga je doen

Voor deze functie zoeken wij iemand die graag samenwerkt in teamverband en tegelijkertijd zelfstandig werkzaamheden kan uitvoeren.
De functie is veelzijdig en richt zich op het ondersteunen van de bedrijfsvoering van de afdeling S&T. De werkzaamheden bestaan onder andere uit het voorbereiden, opstellen, indienen en bijstellen van de begroting en het activiteitenplan, het bewaken van budgetten, het analyseren van financiële resultaten en het toepassen van financiële regelgeving. Daarnaast lever je een bijdrage aan managementrapportages en adviseer je over financiële vraagstukken op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid. Je werkt nauw samen met de dedicated finance & controller van S&T en collega's binnen het bedrijfsbureau. Nauwkeurigheid, analytisch vermogen en affiniteit met zowel taal als cijfers zijn hierbij essentieel.
1.    Professionaliseren van het bedrijfsbureau

• Mede organiseren, beschrijven en verbeteren van werkprocessen en werkinstructies.
• Evalueren, optimaliseren en implementeren van verbeteringen in de werkwijze.

2.    Beheren van de stukkenstroom van S&T

• Inrichten, beheren en verbeteren van het DEFDOC-proces.
• Periodiek afstemmen met DIB BS.
• Onderhouden van contacten met portal offices van TO2-instellingen en andere ministeries.

3.    Beheren van begroting en activiteitenplan

• Voorbereiden en opstellen van voorstellen voor de (herziene) begroting en het activiteitenplan op basis van beschikbare financiële en operationele informatie.
• Verwerken en bundelen van projectinformatie tot bruikbare managementinformatie.
• Toepassen van richtlijnen van Directie Finance & Control.
• Fungeren als aanspreekpunt voor begrotingsvoorstellen, activiteitenplannen en financiële regelgeving.

4.    Analyseren van begrotingsrealisatie en budgetten

• Volgen en analyseren van budgetuitputting en financiële ontwikkelingen.
• Signaleren van afwijkingen en adviseren over mogelijke bijsturing.
• Verwerken van mutaties in toegewezen budgetten.
• Opstellen van managementrapportages.
• Financieel afsluiten van projecten.

5.    Implementeren van financiële regelgeving

• Interpreteren en uitwerken van financiële regelgeving.
• Toezien op een correcte toepassing binnen de afdeling.
• Ondersteunen en adviseren van betrokken medewerkers.

6.    Adviseren over financiële planning en rechtmatigheid

• Verbinden van financiële projectinformatie aan begroting en activiteitenplan.
• Adviseren van de adviseur bedrijfsvoering en de afdeling S&T over financiële vraagstukken en behoeftestellingen.

7.    Adviseren over technologiecontracten

• Bestuderen van bestaande contracten.
• Analyseren van nieuwe contracten en projecten, signaleren van risico's en adviseren over benodigde aanpassingen.
• Opstellen van financiële onderdelen van contracten.
• Afstemmen met interne en externe partijen, zoals Inkoop, kennisinstituten en industriepartijen.

Flexibiliteit en innovatie zijn belangrijke uitgangspunten binnen onze organisatie. Wij werken met verschillende systemen en streven continu naar verbetering van onze processen. Daarom zoeken wij iemand die actief meedenkt, kansen voor verbetering signaleert en een bijdrage levert aan de verdere professionalisering van het bedrijfsbureau.
Je komt terecht in een klein en betrokken team waarin samenwerking, kennisdeling en ontwikkeling centraal staan. Door de afwisselende werkzaamheden en brede verantwoordelijkheden krijg je volop mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen binnen een dynamische werkomgeving.

Dit krijg je

• Salaris: Schaal 10 €3.674 - €5.863 (bruto)
• Tijdelijke aanstelling
• Contractduur: 2 jaar
• 38 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 38 uur.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

Opleidingsniveau:
HBO -werk en denkniveau

• HBO bedrijfsvoering of een gelijkwaardige combinatie van opleiding en ervaring.

Overige kennis en vaardigheden:

• Kennis en of ervaring op het gebied van (Overheid) bedrijfsvoering.

Gewenste vaardigheden:

• Vaardigheid in het in het gebruiken van SAP M&F en FINAD
• Vaardigheid in het in het gebruik van kantoorsoftware (Microsoft teams, Microsoft Outlook, Microsoft Word)
• Gevordere vaardigheid in het in het gebruik van Microsoft Excel
• Ervaring in het gebruik van Power BI
• Vaardigheid in het communiceren in het Nederlands en Engels in woord en geschrift.
• Vaardigheid in het analyseren van projectvoorstellen en de vertaling hiervan naar contracten.
• Vaardigheid in het begeleiden en coachen van collega’s t.b.v. van het vervullen van hun functie en collegialiteit.
• Vaardigheid in het beïnvloeden en overtuigen van interne en externe partijen ten behoefte van de afdelingsbelangen.
• Vaardigheid in het inhoudelijk toelichten van (beleid)producten en processen.
• Vaardigheid in het netwerken en samenwerken met verschillende in- en externe partijen die betrokken zijn (of worden) bij R&T-projecten en het afwegen van verschillende belangen hierin.
• Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van adviesproducten, -processen, beleid, nieuwe ideeën en concepten (kwaliteitszorg).
• Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen.

Competenties:

• Nauwkeurigheid en aandacht voor detail
• Organisatorische vaardigheden
• Tijdbeheer, kan deadlines halen door taken en activiteiten efficiënt te plannen, uit te voeren door prioriteiten te stellen op basis van urgentie en belangrijkheid
• Teamspeler met een proactieve houding
• Goede communicatieve en samenwerkingsvaardigheden.
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen in een dynamische omgeving

Veiligheidsniveau
VGB niveau B